בעבר, מדפסות היו בעיקר מוצר משרדי שעלותו הייתה גבוהה יחסית. עם הזמן והאבולוציה הטכנולוגית, המדפסות החל לחדור לכל בית והיום ניתן למצוא מגוון רחב של מדפסות שמיועדות לעסקים או לבתים פרטיים. המצב החדש הוביל לירידה משמעותית במחירי המדפסות, אך יחד עם זאת מחירי הדיו ועלות הדפים נותרו גבוהים; לרוב – עלות התחזוקה גבוהה מעלות המדפסת עצמה.
ישנם כמה טריקים קטנים שיוכלו לסייע לכם לחסוך בעלויות ההדפסה המשרדית או הביתית מבלי לפגום ביכולת ההדפסה באמצעות שינוי בהגדרות המדפסת שלכם. השינוי בהגדרות המדפסת אומנם נראה מעט שונה אצל כל אחד מהיצרנים, אך העיקרון דומה ובלא מעט מקרים השם יהיה זהה. העצות והטיפים שלפנינו מובאות בשיתוף כחילה פתרונות הדפסה.
1. הדפסה דו צדדית
כיום, מרבית המדפסות הן מדפסות דופלקס. משמעות הדבר בפועל היא כי באפשרותן להדפיס מסמך אחד באופן דו צדדי ובכך לחסוך לכם כסף על עלות של דפים למדפסת. כדי לבצע הדפסה מסוג זה כל מה שתצטרכו לעשות הוא פשוט לבחור באפשרות "הדפסה דו צדדית" בתוכנת Word למשל והמדפסת תהפוך כל דף בסיום ההדפסה ותדפיס את הדף הבא על צדו השני. אם המדפסת שלכם אינה מדפסת דופלקס, עדיין ניתן ליהנות מיתרון זה: פשוט תצטרכו להכניס את הדפים חזרה אל המדפסת אחרי ההדפסה על צד אחד שלהם, רק שהפעם, זכרו להכניס אותם הפוך.
2. הקטנת ריווח שורות
טיפ נוסף נוגע גם הוא להדפסת מסמכים מרובי שורות שמתפרסים על דפים רבים. העצה שלנו במקרים מסוג זה היא לצמצם את המרווח בין השורות כך שהמסמך עצמו יצטמצם לפחות דפים ויחסוך לכם בעלויות ההדפסה. כדי לבצע את הפעולה כל שעליכם לעשות הוא פשוט לסמן את כל הטקסט במסמך על ידי הקלקה על צירוף המקשים של Ctrl+A ולאחר מכן ללחוץ על כפתור הסר ריווח אחרי הפסקה.
3. איכות הדפסה
כשאתם מדפיסים מסמכים המציגים רישומים או סימונים כטיוטות אל תשתמשו באיכות ההדפסה הגבוהה ביותר: אין צורך לבזבז כמות דיו גדולה למשימות מסוג זה. אם אתם מדפיסים מסמך מאחת מתוכנות Office תוכלו להקליק על "קובץ"< "אפשרויות" ולבחור באפשרות "מתקדם". בחלון זה עליכם לבחור באפשרות "הדפס באיכות טיוטה." כשמדובר בהדפסה ממקור אחר תוכלו לבחור באפשרויות ההדפסה שיופיעו לאחר הקלקה על כפתור "הדפסה" ולבחור באפשרות "טיוטה" בסעיף "איכות הדפסה".
4. הדפסת מסמכים מהאינטרנט
אם החלטתם להדפיס מסמכים מהאינטרנט חשוב שתבדקו האם קיימת גרסת הדפסה למסמך בו אתם צופים. גרסת ההדפסה היא גרסה מצומצמת המכילה את הטקסט בלבד במקום את כל האלמנטים הגרפיים שיגדילו את צריכת הדיו בכל הדפסה. חשוב לציין שבמקרה שבו לא קיימת גרסת הדפסה למסמך תוכלו תמיד להעתיק את התוכן שתרצו להדפיס למסמך Word חדש ולהדפיס אותו ללא כל האלמנטים הגרפיים.
5. צבע או שחור לבן
אם אתם מדפיסים מסמך שאין חשיבות לצבעים המופיעים בו הקפידו לבחור בהדפסה בצבעי שחור לבן. הדפסה זו תחסוך לכם את עלויות הדיו הצבעוני היקר יותר ובשורה התחתונה – תחסוך לכם הרבה כסף. כדי לשנות את סוג ההדפסה לשחור לבן היכנסו אל אפשרויות ההדפסה של המדפסת שלכם המופיעות תחת "לוח הבקרה" ותפריט "מדפסות" ולאחר מכן בחרו באפשרות "שחור ולבן."
6. תצוגה מקדימה
הטיפ האחרון הוא אולי החשוב מכולם: הקפידו לבדוק תמיד את התצוגה המקדימה לפני ההדפסה. כך, תוכלו לצפות בהמחשה של המסמך הסופי מבלי לבזבז דפים או דיו מיותר. כיום, במרבית מהתוכנות מופיעה האפשרות ל"הצגה לפני הדפסה". אם אין אפשרות כזו, עליכם לבחור באפשרות של "הגדרות הדפסה" ותחתיה תסתתר האפשרות לתצוגה מקדימה.
לסיכום – אין שום צורך לבזבז דיו מיותר או כמות דפים גדולה כדי להגיע לתוצאה המבוקשת.
הדפסה נעימה!